Правила презентации

По работе, я смотрю и пишу много презентаций. Также я трачу разумное количество времени на обучение, а заодно освобождаюсь от собственных ошибок при создании презентаций. В этом посте я пытаюсь свести все нюансы воедино, чтобы напомнить себе и – потенциально – поделиться с другими своим опытом.

Для этого поста я предполагаю, что презентация выбрана (для вас). Существуют и другие подходы, например, записки, которые в ряде ситуаций могут быть более подходящим способом подачи информации.

Предположение

1. 80%+ всех неудач в организации с численностью персонала более 1 тыс. человек объясняются неудачной коммуникацией.
2. Презентации, будь то в виде глагола или существительного, являются существенной частью коммуникаций в бизнесе.
3. Таким образом, совершенствование презентаций повысит эффективность вашей организации в целом.

Правила

1. Никаких конструкций. Нет необходимости строить презентации (выставляя по одному пункту списка за раз), делать анимацию или переходы; здесь нет исключений. В бизнесе это неизменно пойдет не приживется. Ваша аудитория попросит вернуть слайд или два, вы окажетесь на полпути в сборке, или, что еще хуже, получите пустой слайд. Ничего из вышеназванного делать не нужно.

2. Минимальный размер шрифта - 24 пункта. Да, не все слова в вашей голове уместятся на странице. На самом деле, это ограничение поможет создать более четкое повествование. Если это не ваш вариант – вы еще не исчерпали свои сообщения.

3. Используйте меньше слов. Правило № 2 пытается помочь вам и здесь. Но для каждой итерации я ставил перед собой цель удалить половину слов. Это сложно, так как я чувствую, что мне нужно оставить важные детали и контекст. Есть место для деталей и контекста, но самое важное - это фактическое сообщение, которое вы хотите донести.

4. Держитесь шаблона вашей организации. Проблема, что когда вы отклоняетесь от шаблона по умолчанию, он отвлечет читателя. Не нравится стандартный шаблон? Создайте новый – а это отдельное занятие. (Теперь вы перешли пропасть от автора к дизайнеру, и надеюсь, вы знаете, что делаете).

5. Убедитесь, что у вашего слайда есть выноски. На слайде представлены мысли, данные или что-то еще; слишком часто вывод или действие оставляют читателю место для рассуждений. Не делайте этого; изложите информацию для вашей аудитории. Они не подписались на ролевую игру в Шерлока Холмса.

6. Резюме. Сделайте. Нет, сделайте два: слайд после титульного листа должен быть вашим резюме. Затем пройдите по сюжетной линии и попробуйте снова сделать краткое изложение. Ваше резюме не может создавать что-то новое; нет новых данных, концепций или выводов. [1]

7. Структура. Истории можно рассказывать разными способами. Одним из способов, который хорошо работает в большинстве ситуаций, является разделение сюжета на «Ситуация, усложнение и решение». Отсутствие одного из этих трех компонентов серьезно затруднит вашу способность убедить аудиторию. Аналогия: трудно подняться по лестнице без лестницы [2]. Эта ссылка описывает структуру и содержит реальные примеры, которые помогут вам.

8. Нумерация. У каждого слайда должен быть уникальный номер. Отсутствие нумерации на случайных слайдах говорит мне о том, что вы соединили слайды вместе. Становится трудней делать заметки или приходится спешно задавать вопросы в конце. Не делайте этого с вашей аудиторией. Тем более что это легко исправить.

9. Точки данных. Скорее всего, вы упомянули где-то часть данных. Это хорошо. Не все потеряно. Просто проясните, что это за единицы. Что-то стоит 1 миллион? Это евро или доллары? Практически никакие затраты, с которыми я сталкиваюсь, не являются статичными, иными словами, они, вероятно, лучше выражаются в виде нормы затрат: «Этот вариант будет стоить 1 миллион долларов в год, начиная с 1 апреля». Во-вторых, если у вас много информации о точке данных (и зачем включать ее, если у вас ее нет?), обязательно укажите атрибуцию или источник точки данных. Чем авторитетнее вы можете сделать это, тем лучше.

10. Графы. Мне кажется, для этого нужна собственная статья. На эту тему даже есть книги [3]. Вот что в сухом остатке:

• Все оси помечены. Что они представляют, включая единицы измерения
• Нет круговых диаграмм. Диаграмма временного ряда неизменно приведет к лучшему сравнению данных и даст зрителям ощущение временных изменений, которых нет в круговых диаграммах.
• Размер шрифта. Вы все еще создаете презентацию, поэтому правило № 2 актуально. 
• Контекст. Показываете графи с частотой появления ошибок? Отлично! Но включите нормальные ставки в тот же график для сравнения.

11. Полотно текста. Никогда не показывайте слайд, начав с «Ну, я не собираюсь зачитывать вам все это, но…». Вы потеряли половину аудитории, потому что они читают ваш текст. Вы потеряли вторую половину, потому что неуважительно к ним относитесь. Так что просто не создавайте полотна текста. Правило № 2 поможет вам в этом.

12. Домашнее задание. Не пытайтесь убедить свою аудиторию в том, что вы выполнили всю домашнюю работу, прежде чем представлять результаты. Это не ваше главное сообщение, и оно будет отвлекать. Когда я вижу, что это происходит, это часто выглядит как пункт № 11 «Стена текста». 

13. Артефакты. Некоторые люди настаивают на отправке слайдов заранее. Я думаю, что это зависит от ситуации. Тем не менее, я настаиваю на отправке слайдов после презентации. Не тратьте время, заставляя аудиторию запрашивать копию слайдов, делайте наполовину правильные заметки или прерывайте презентацию с помощью функции увеличения со звуком камеры. Затем отправьте им файл, поблагодарив их за потраченное время.

14. Типографика. Думайте об этом как о наборе проверенных в бою эвристик, которые не требуют от вас понимания, а просто применяются. Я обнаружил, что Практическая типографика – фантастический ресурс для изучения. Несколько советов оттуда:

• Не используйте жирный и курсив вместе.
• Ничего не подчеркивайте.
• Учитывайте размер шрифта, межстрочный интервал, длину строки
• Знак вопроса недоиспользуется, восклицательный знак перерасходуется [4]
• Обрабатывайте заголовки как структуру вашего аргумента, а не как документ

15. Заголовки. Для отдельных слайдов или графиков заголовки должны быть заключением. Это не только спасет вашу аудиторию от расширения умственной энергии, но и позволит вам выбрать нужный вывод. Поэтому вместо «износ шин по сравнению с пробегом миль» следует сказать, что «износ шин увеличивается с пробегом миль» [5].

16. Обойдитесь без цифр, пока вы не закончили говорить. Как только вы выставите набор чисел или график, аудитория будет думать, анализировать и перестать обращать внимание. Это ваш лучший сценарий. В худшем случае, кто-то прервет вас вопросом, который может нарушить процесс. Так что покажите цифры только после того, как вы закончите, представив свой основной пункт [6].

Спасибо, что дочитали. Если вы это сделали, то почти наверняка подумали о чем-то, что здесь не освещено. Пожалуйста, оставьте комментарий ниже или пришлите мне запрос на включение!

Обновление 2020-06-08: для тех из вас, кто ищет ресурсы для публичных выступлений, см. здесь.

Сноски

1. Совет, который я дал в правиле № 6, является более конкретной формой «Скажите им, что вы собираетесь сказать им, скажите им, а затем скажите им, что вы сказали им», как хорошо продемонстрировал пример grawprog на HN. 
2. Я полагаю, что структура была впервые создана или популяризирована McKinsey, у которого, в зависимости от ваших взглядов, основной бизнес - превращение слайдов в миллиарды долларов. Эта ссылка хорошо знакомит с понятиями, шаг за шагом приводит вас к реальным презентациям в качестве примеров.
3. Де-факто стандартной работой в этом пространстве является Tufte.
4. Это стало неожиданным открытием, когда я начал обращать на это внимание. Изучите здесь дополнительную информацию.
5. Согласно слогану на HN: Таким образом, вместо "износ шин в зависимости от пройденных миль" следует сказать, что "износ шин увеличивается в зависимости от пройденных миль.
6. Спасибо Triggercut на HN за продвижение этого отзыва.