Способы восстановления несохраненного документа Excel

При аварийном завершении работы Microsoft Excel, создаваемый файл может быть потерян. В результате, после повторного включения приложения документ открывается без внесенных изменений. В этой статье мы продемонстрируем, как восстановить файл Excel, что можно предпринять пользователю в ситуации сбоя или повреждения документа.

Содержание:

1. Настройка автовосстановления в MS Excel
2. Ищем несохраненные файлы во временной папке
3. Восстановление перезаписанного документа
4. Восстановление поврежденных файлов из OneDrive

Функция автоматического восстановления в Microsoft Office

Если произошел сбой в системе, отключилось питание или пользователь случайно закрыл файл, вернуть его поможет встроенная в MS Office функция автовосстановления. По умолчанию документ автоматически сохраняется каждые 10 минут. Чтобы не потерять важную информацию, рекомендуется поставить минимальный показатель времени создания копии. В этом случае наверняка не придется выполнять двойную работу и переписывать несохраненный файл.

Чтобы настроить автовосстановление, нужно:

1. Нажать кнопку Office и зайти в графу «Параметры Excel».
2. После этого перейти в «Сохранение».
3. Первая строка отвечает за формат сохранения, в нее изменения не вносятся.

4. В расположенной ниже графе «Автосохранение» следует выбрать показатель «1 минута», который является оптимальным для работы с приложением.

Также необходимо убедиться, что напротив графы «Сохранять последнюю автоматически сохраненную версию, если я закрываю без сохранения» установлен флажок. Microsoft предлагает воспользоваться автоматической системой восстановления файлов, но без соответствующих настроек последняя версия документа нередко бывает недоступной после аварийного завершения работы.

Теперь каждый раз после открытия Microsoft Excel пользователь сможет восстановить файлы (предыдущие версии документа). Однако после примененных настроек доступны к восстановлению будут только те документы, которые сохранялись хотя бы один раз. Если копий файлов не существует, для их воссоздания следует воспользоваться информацией из следующих разделов статьи.

Поиск удаленных документов в папке временных файлов

В Microsoft Excel сохраняются временные файлы в качестве резервных копий, в этом случае их легко найти и восстановить, если документ поврежден и/или не открывается. Такие документы делятся на два типа: несохраненные книги и элементы автосохранения. Чтобы найти и воссоздать файл, нужно:

1. открыть через Excel документ с несохраненными изменениями,
2. нажать «Файл», затем «Информация» и «Управление книгой»,
3. выбрать кнопку «Восстановить несохраненные книги»,
4. открыть требуемый документ.

Чтобы найти папки с файлами автоматического восстановления, нужно зайти в «Файл», затем нажать «Параметры» и «Сохранить», после этого появится расположение документов.

Как восстановить перезаписанный документ

Чтобы сохранить внесенные в файл изменения, можно воспользоваться функцией восстановления перезаписанного документа. Для этого следует

1. Перейти в раздел вкладку «Файл - Сведения»,

2. "Управление версиями – Восстановить несохраненные книги". Появится информация об автоматически сохраненных Excel документах.

Однако версии доступны только до сохранения документа, после него предыдущие варианты удаляются. Для их сохранения рекомендуется воспользоваться резервной копией. Ее создание позволяет в любой момент вернуться к старым версиям в случае сбоя системы или аварийного выключения устройства. Резервная копия в Excel 2010 и 2013 выполняется следующим образом:

1. «Файл» и «Сохранить как», выбираем кнопку обзора,
2. Выбираем "Сохранить как",
3. "Сервис - Общие параметры",
4. В появившемся окне устанавливаем флажок «Всегда создавать резервную копию».

Восстановление файла Excel из хранилища OneDrive

OneDrive сохраняет историю версий, которые при необходимости легко просмотреть или восстановить. Работать с хранилищем проще всего через интерфейс браузера. Журнал версий в интернете поддерживает различные типы файлов, в том числе фото и видео.

Чтобы восстановить excel документ, необходимо:

1. перейти на сайт OneDrive (для этого может потребоваться выполнить вход с рабочей, учебной или учетной записью Microsoft),
2. выбрать документ, который нуждается в восстановлении,
3. открыть параметр «Журнал версий».

Далее ход действий зависит от того, с какой записи был произведен вход в систему:

• Если через Microsoft, документ будет показан в средстве просмотра, где нужно выбрать предыдущую версию файла и нажать «Восстановить».
• Если через рабочую или учебную запись, появится «Журнал версий». В этом случае нужно нажать многоточие, которое расположено возле версии восстанавливаемого документа.

Отметим, что при входе в хранилище OneDrive через учетную запись Microsoft элементы удаляются из Корзины через месяц. При большой заполняемости очистка от старых файлов происходит каждые три дня.

Чтобы избежать потери внесенных в документ изменений, рекомендуется настроить функции автосохранения, а также пользоваться решениями для резервного копирования, поддерживающими управление версиями файла (например, Dropbox).