Организация связей в MS Office

MS Office предоставляет большие возможности по обработке информации: составление текстовых документов, электронных таблиц, баз данных, презентаций. Но иногда необходимо совместить работу нескольких приложений — например, в документ MS Word вставить таблицу MS Excel.  Пакет MS Office предлагает пользователям специальные средства организации связей между различными приложениями. В зависимости от желаемого результата можно воспользоваться одним из нескольких способов обмена данными.

Простое копирование

Самым простым способом связи является обмен данными с использованием буфера обмена. Фрагмент, скопированный в одном приложении MS Office, можно вставить в документ, созданный в любом другом. Сделать это можно, воспользовавшись пунктами Копировать и Вставить меню Правка. Тот же результат можно получить, используя технологию Drag&Drop, то есть перетянув фрагмент из окна одного приложения в окно другого. Таким способом можно вставить диаграмму, созданную в MS Excel, в текстовый документ MS Word или фрагмент базы данных MS Access в рабочую книгу MS Excel.

Однако эти способы обладают рядом недостатков. Вставленный фрагмент будет существовать независимо от приложения, в котором он был создан. То есть добавленная диаграмма MS Excel фактически превращается в картинку. И средства приложения, в котором объект был создан, в данном случае недоступны, то есть диаграмму или таблицу после вставки нельзя редактировать. Вторым недостатком является отсутствие динамической связи между скопированным фрагментом и исходным файлом. Для того чтобы исправить такой объект, нужно будет вновь вернуться в приложение, в котором он был создан, внести необходимые изменения и повторно вставить его в нужный файл.

Выбираем альтернативу MS Office 2010

Связывание или внедрение

Чтобы сохранить возможность редактирования вставленных объектов, воспользуйтесь другими способами организации связи между приложениями MS Office. В зависимости от желаемого результата можно использовать средства внедрения или связывания объектов. Первое позволяет вставить скопированный в буфер фрагмент в другой документ. При этом его можно будет редактировать с помощью средств, предлагаемых приложением-источником, но динамическая связь объекта-источника и вставленного фрагмента не сохраняется. А при связывании к возможностям редактирования добавляется возможность автоматического обновления вставленного фрагмента при изменении объекта-источника.

Например, если в документ MS Word способом внедрения вставить диаграмму, созданную в MS Excel, то вы сможете редактировать ее, используя инструменты табличного редактора. Для этого дважды щелкните по диаграмме левой кнопкой мыши.

В текстовом процессоре появится соответствующая панель MS Excel. Для завершения редактирования нужно щелкнуть мышью вне области диаграммы. Если же диаграмма была вставлена в документ MS Word способом связывания, то кроме этого, при ее редактировании в исходном документе все внесенные изменения будут отображены и в документе MS Word.

Но вернемся непосредственно к процессу вставки. Скопируйте нужный фрагмент в буфер обмена, после чего перейдите к приложению, в документ которого его необходимо вставить, и выберите Правка Специальная вставка. В результате откроется специальное окно, в котором необходимо выбрать тип динами-ческой связи: связывание (пункт Связь) или внедрение (Вставка), а также формат вставляемого объекта.

Разные связи

Возможность обмена данными с использованием буфера обмена поддерживают все современные программы. Благодаря этому фрагмент документа, созданного в любом приложении, можно вставить в документ MS Office. Но в этом случае невозможно сохранение связи с документом-источником. Для ее реализации выберите Объект Вставка. После выбора уже существующего файла (закладка Создание из файла) либо создания объекта (закладка Создание) не забудьте отметить переключатель Связь с файлом. Также можно вставить объект в виде значка-иконки (эта функция пригодится, например, если вы захотите вставить в текст звуковой фрагмент или файл для запуска приложения). Для этого в окне Вставка объекта отметьте соответствующий пункт — в правом нижнем углу появится значок объекта, изменить который можно с помощью кнопки Сменить значок. Вставленный элемент будет связан с файлом-источником, но изменения в последнем могут не сразу отображаться в результирующем файле. Для обновления связей предназначен пункт Связи меню Правка. При его выборе откроется окно, в котором будет размещен список всех объектов, вставленных в документ с помощью связывания. Для обновления связи необходимо выделить нужный и нажать на кнопку Обновить.

Скачайте и активируйте MS Office 2010 Professional

софт http://novinkasofta.ru/26-maykrosoft-ofis-russkaya-versiya.html Office 2013