Inbox Zero for Life ru

Перевод статьи Inbox Zero for Life, автор - Keith Rarick

Твит от Дейн Харриган:

Система электронной почты .@krarick работает. Он должен написать об этом

Так тому и быть.

Сделай это

  1. Используйте веб-интерфейс Gmail с помощью сочетаний клавиш.

  2. Mute. Крупный. Клавиша m - ваш друг.

  3. Сортировка. Ваша единственная цель для обработки вашего почтового ящика - сделать его пустым. Не делать что-либо продуктивным, потому что обработка электронной почты по своей сути является антипродуктивной. Не обманывайте себя, думая, что вы здесь делаете. Просто переверните его как можно быстрее. Для каждого сообщения в вашем почтовом ящике быстро выберите одну из следующих вещей:

    • Отключить разговор. (Нажмите m)
    • Прочитайте (или просмотрите) его и архивируйте. (Нажмите e.)
    • Если это требует действий, и вам понадобится менее 30 секунд, DIFN и архивируйте сообщения. (Нажмите e.)
    • Если это требует действий, и вам понадобится 30 секунд или больше, звезда и немедленно ее запишите . (Нажмите s, затем e.)
    • Разрешено начинать отвечать на сообщение, а затем понимать, что это займет больше времени, чем вы думали. В этом случае вы должны отложить остальную часть своего ответа. (Нажмите se.)

    Если вам потребуется больше, чем, скажем, три секунды, чтобы решить, что делать, звезда и архив. (Нажмите se.)

    Вы можете избавиться от ста потоков таким образом через пять минут. Теперь ваш почтовый ящик пуст. Пожалуйста. У вас все еще есть список дел, и он не пуст.

  4. Проверьте отмеченные предметы. Нажмите gзатем s. Открывайте эту папку регулярно. gs, Это твой новый дом. Научитесь любить его. gs, Если бы был способ сделать эту папку той, которую вы видите первым при входе в систему, я бы сказал вам сделать это.

  5. Обработайте свой почтовый ящик снова! gi, Позже, в какое-то время в будущем, когда вы чувствуете эмоциональное сосредоточение. Возможно, после того, как вы закончите что-то из ваших звездных предметов, и вы чувствуете себя хорошо о себе. gi, Конечно, нет, пока вы в середине делаете что-то полезное. Но не просто «проверяйте» свой почтовый ящик, обрабатывайте его. Если вы столкнулись с проблемой его открытия, вы можете также прорвать эти сообщения (теперь их только как два, так как они были пустыми раньше) и снова пустые.

  6. Изучите вселенную. gs gi, Легко подпрыгнуть между этими двумя папками. gs gi, Вы знаете, получите обзор того, что происходит. Ожидайте, что в каждой из этих папок в течение большей части времени должно быть 0-4 элемента. Стремление к стороне 0. Не так уж плохо, а?

  7. Выберите одну вещь из ваших избранных предметов и сделайте это.

Когда вы закончите, отмените его. (Нажмите y.)

Вот и все. Похоже, много правил, теперь, когда я набрал их все, но это не так уж плохо. Просто помни, сортировка .

Не делайте это

  1. Не отмечайте как непрочитанные. Вложенные вами вещи запрещены из вашего почтового ящика. Кроме того, вам не нужно, чтобы визуальный метод « этот предмет-не-непрочитанный-и-шрифт-жирный» отличался от других предметов. Звезды достаточно. Теперь ваш список дел, папка с избранными предметами, является таким спокойным местом. (Исключение: вы просматриваете сообщение и на законных основаниях не можете его прочитать, потому что вы должны прервать обработку почты. Пометьте его как непрочитанное и оставьте его в папке «Входящие» со всеми другими сообщениями, которые вы на самом деле не читали.)
  2. Не используйте приоритетные почтовые ящики. Выключи; Вам это больше не нужно. Классический почтовый ящик полностью. Эти маленькие желтые «важные» маркеры? Выключите их тоже. Это не что иное, как отвлечение.
  3. Не используйте push-уведомления для входящей почты на вашем телефоне. Вы действительно не хотите, чтобы вас прервали, отвлекая входящую почту, пока вы делаете фактическую работу. Вы решаете, когда обрабатывать свой почтовый ящик.

Часто задаваемые вопросы

Кейт, почему вы ведете блог о методах повышения производительности электронной почты?

Я не поклонник тяжелого процесса. GTD заставляет меня извиваться. Я больше похожа на DIFN . Но электронная почта - проблема. Я получаю много. Некоторые из вас, вероятно, получают больше. Игнорирование проблемы не помогло. Просто D-ing IFN недостаточно хорош, если у меня есть несколько дел. И инстинктивный, бездумный список «как-в-о-о-о-о-о-о-о-о-о-о-о-о-о-я» стал трясиной. У меня постоянно растут входящие и всепоглощающие ощущения в животе. И однажды я щелкнул и решил что-то сделать. Одно слово появилось в моей голове, незаметно, полностью сформировано, как будто из головы Зевса: сортировка . Все здесь является результатом этого семени.

Разве не плохо использовать электронную почту в качестве списка дел?

Мы все это делаем. Остановите чувство вины в этом. Прими это.

Разве это не просто переводит ваш список дел в другое место? Как это на самом деле помогает?

С глаз долой, из сердца вон. Просто видеть всю дерьмо, которую вы должны делать, увеличивает когнитивную нагрузку. Видя больше дерьма, которого вы можете или не должны делать, но который просто смешивается с дерьмом, который вы на самом деле должны делать, толкает когнитивную нагрузку за край. Это ключ: ваш почтовый ящик смешивает вещи с законно непрочитанной почтой, в то время как отмеченные элементы дают вам гораздо более тихий, удобный список дел.

Еще одно полезное, тонкое свойство хранить вещи в вашем почтовом ящике: это совершенно очевидно, когда вы делаете triaging. У вас просто закончилась почта. Там нет «о, я думаю, что добрался до всей новой почты здесь, все, что осталось, это вещи, которые я видел раньше». Не нужно различать .

Как я могу избежать попадания в ловушку тратить слишком много времени на определенные сообщения Inbox?

Помните, сортировка. Получение нулевого количества входящих сообщений означает опережение притока почты, а это означает быстрое принятие решений. Вы медик, сражающийся на поле боя, который решает, какие конечности нужно спасать, а какие ампутировать; Время не на вашей стороне.

Что делать, если я уже использую звезды для чего-то еще?

Тогда, возможно, эта система не для вас. Низкое трение имеет решающее значение для выполнения этой работы. Все, что требует более одного или двух нажатий клавиш, слишком сложно использовать последовательно. Да, вы можете использовать метку «todo», даже с клавиатуры. Но набирать gltodo⏎(или даже glt⏎) просматривать его слишком медленно. Задержка убивает. Звезда - это s - одно нажатие клавиши.

К счастью для меня, я никогда не использовал звезды для чего-либо. У меня было одно или два сообщения, снятых случайным образом без уважительной причины. Они исчезли сейчас. Мы собираемся сделать хорошее, тяжелое использование звезд здесь. Пусть не будет звездного эмоционального багажа; Мы полностью командуем твоими звездами.

Почему я не могу пометить как-непрочитанный в моем почтовом ящике?

Фактические вещи становятся потерянными в шуме. Марк-как-непрочитанный заставляет предпринимать больше усилий, чем необходимо, чтобы рассуждать, является ли данное письмо чем-то, на что вы смотрели, и решило отложить или что-то, чего вы на самом деле не видели раньше. Это делает задачу обработки электронной почты сам по себе хорошим кандидатом для откладывания, поскольку она занимает так много времени.

Верните «непрочитанное» состояние. Отметьте как непрочитанные только те сообщения, которые вы действительно не читали. Теперь это означает, что он говорит.

Должен ли я использовать функцию множественных входящих сообщений, чтобы видеть отмеченные элементы и элементы входящих сообщений бок о бок в одном представлении?

Нет. Хорошо, что отмеченные элементы находятся на отдельном экране из папки «Входящие». Комбинированное представление обоих одновременно является анти-шаблоном. Вы обрабатываете почту в почтовом ящике или выполняете работу, а не обе. Фокус.

Подойдет ли мой смартфон?

Я не знаю о вас, но я ненавижу печатать на своем телефоне. Ненавидеть. Это. Короткие текстовые сообщения в порядке, но ввод электронной почты не работает. « Я чувствую, что мои мысли вытесняются через соломинку. «Поэтому я никогда не занимаюсь реальной работой на своем телефоне или даже не отправляю ответы. Но сортировка , с другой стороны ... сортировка проста и быстра. Недавние воплощения приложения Gmail для iOS вполне приличные и, в решающей степени, содержат кнопку отключения звука (к сожалению, не хватает отличного воробья ). Телефонная сортировка - эффективный способ оставаться на вершине вашего почтового ящика, особенно когда ваши коллеги так же безумно продуктивны, как и мои .

«Оставайтесь на вершине» моего почтового ящика? В самом деле? Звучит ужасно.

Поверьте мне, это легко, но позвольте мне уточнить: не беспокойтесь о том, чтобы оставаться на вершине вашего почтового ящика. Просто обрабатывайте почту каждый раз, когда захотите, каждые 5 минут, каждые 5 часов, что угодно. Не беспокойтесь о том, что непрочитанная электронная почта накапливается. 5, 10, 20, более непрочитанных сообщений? Нет пота. Обработка их проста. Вы можете (и должны) делать это на ваших условиях.

Как создать новое сообщение, не отвлекаясь на входящие сообщения и чувствуя себя вынужденным его обработать?

Совет от Райана Дайгл :

Я сохраняю свой просмотр по умолчанию в Gmail черновиками (или какой-либо другой легкодоступной, но обычно пустой папкой), поэтому я могу переключиться на Gmail, чтобы выполнить базовое составление / поиск, не попав в глаза с новыми сообщениями. Работает очень хорошо, как только вы привыкли переключаться в пустую папку как жест «Я делаю это сейчас» в конце ваших сеансов обработки.

Последовательность ярлыков для переключения в папку черновиков gd.

Также помните: можно оставить непрочитанное письмо в своем почтовом ящике. Вы всегда решаете, когда его обрабатывать.

Но System X уже делает это! Здесь ничего нового.

Это не вопрос, но я все равно отвечу. Во-первых, другие системы, которые я видел, наверняка имеют некоторые характеристики и используют одни и те же психологические трюки, но все они чувствовали себя очень сложными для меня. Я не хочу, чтобы узнать сотни правил о том, как организовать свои карточки для заметок в проектах и ​​задачах с цветами и категориями и ... yuck. Таким образом, эта система настолько проста, насколько я могу это сделать. Большинство правил - это избавление от вещей. (Хотя, просмотрев список выше, я все же хочу, чтобы я мог сделать его короче.) И он не требует каких-либо специальных инструментов, а только веб-интерфейса Gmail. Во-вторых, я уверен, что есть много систем производительности, о которых я никогда не слышал, поэтому, возможно, уже есть некоторые системы, которые так же хороши, как и этот. Хорошо для них.

Вывод

Итак, все это работает? Я не знал, когда начинаю, но решил, что это стоит того, чтобы хоть как-то выстрелить. Мое самое большое беспокойство состояло в том, что я просто переместил проблему в другое место: вместо постоянно растущего почтового ящика у меня была бы постоянно растущая папка с избранными предметами. Но произошло любопытное. Мое тяжелое бремя для входящих сообщений немного сократилось после первого сеанса обработки. И он просто продолжал сокращаться. Мое новое снятое бремя вещей чувствует себя качественно другим. Находясь в папке «Входящие» с жирным списком дел, слишком легко вздернуть руки и закрыть браузер. В конце концов, даже если вы должны выбрать один из этих писем и позаботиться об этом, он, вероятно, будет заменен еще на 3, как гидра, к тому моменту, когда вы вернетесь в свой почтовый ящик. Земля постоянно меняется под вами. С другой стороны, в вашей папке с избранными предметами всегда есть вещи, которыеВы положили туда . Вы можете посмотреть на это, выбрать одну вещь, чтобы сделать, сделать это, и посмотреть снова: теперь есть еще одно! Вы и вы сами решаете, когда обрабатывать входящую почту и запускать новые сообщения. Это может показаться академическим различием, но позвольте мне сказать вам, что это разные миры, и я на самом деле умею сбивать с себя мои звездные предметы в обычном темпе. Они не накапливаются.

Теперь, попадание в почтовый ящик - это уже не какое-то достижение Геркулеса, которое больше не стоит объявлять миру. После нескольких недель, когда я делал это, я не просто добрался туда, я оставался в папке «Входящие» практически все время. И это довольно легко поддерживать таким образом. Я не ожидаю, что в моем будущем не будет ползучести. Входящие нулевые для жизни!